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從產品經理到總監,就差一張高價值Excel表

2020-07-28 16:03数据分析 人已围观

简介職場江湖上,流傳著這樣一句話:「職場有三寶,Word做總結,PPT做報告,Excel才最好!」高價值的Excel,能夠體現一個人的嚴謹思維,能夠促進職場溝通。那麼,如何設計一份高價值的...

職場江湖上,流傳著這樣一句話:「職場有三寶,Word做總結,PPT做報告,Excel才最好!」高價值的Excel,能夠體現一個人的嚴謹思維,能夠促進職場溝通。那麼,如何設計一份高價值的excel呢?以下,筆者將為大家詳細講述。

落筆點睛,入木三分,我是阿北,也可以叫我「北先生」。

新東方年會,一首改編版《釋放自我》引起全網轟動,一句「幹活的干不過寫PPT的」,如阿北這般,經常做PPT匯報的人士,不幸中槍。當然,阿北不是那種“拿PPT裝逼,不干實事”的管理者。

今天我們課程的主角,就是PPT的“表兄弟”——Excel。

阿北的團隊,流傳著這樣一句話:「職場有三寶,Word做總結,PPT做報告,Excel才最好!」

為什麼Excel是最好?

它很少拿來被展示,卻是“三寶”中最體現思維效率的工具。今天,阿北就從數據型Excel的重要性、核心設計技巧,以及實戰演練,逐一介紹。

數據是職場溝通,最有效的手段

一場會議,為什麼討論的無休無止?為什麼觀點難以統一?為什麼觀點統一了,有時也往往落實不到位?

因為在表達觀點時,太多人使用「我認為/我覺的」這樣的字眼,很顯然,沒人聽你的。

那什麼是更好的表達方式呢?

“大家看,通過這個數據,我認為/我覺得……第1步是……第2步是……”

說服他人的技巧在於:只要在“我認為”前面,拿出相關數據,後面說明步驟,那你的觀點極有可能左右整個會議結果。不出3次,你的形象就會高大而華麗起來。

不過,我們今天講的不是溝通技巧,而是數據型Excel的設計方法。

同時,阿北想說:在上百人乃至上千人的企業中,只有讓自己的觀點和建議不斷被採納,才能證明自己越來越擅長某個領域,自己在真實的進步。

要做到這一點,你就要學會「為自己的觀點找到證據」。而這個過程,大多時候我們只能選擇Excel來完成。

比如:

你是一名HR,再推出一項新考勤機制前,至少要關注2項數據:員工工作時長和員工工作熱情。如果推出前沒有關注數據,機制推出後在追溯數據,很可能失真。

你是一名產品經理,在設計產品新版本之前,你至少要關注老版本的用戶使用率、用戶滿意率,以及企業商業訴求,這3項數據。

你是一名平台運營,那麼就要實時關注供應商數量和用戶增量之間的關係。

你是一名班課講師,使用新的教法和教材之前,你應該關注學員到課率,以及學員課後學習時長。

你是一名活動策劃師,在做全年的活動計劃時,應該圍繞活動第一目標,為活動的分類標準,評估活動執行過程中人力成本和生產預算。這才能提高下一年活動落地效果。

無論是年度計劃、產品分析、管理制度,在設計之前,把相關數據通過Excel提前整理出來。隨著你儲備的數據越來越充分,你所參加的會議,就會大大提高效率。

越高級的人才,越擁有嚴謹思維

這樣的人才,越善於把抽象拆解為可處理信息。

公司1年前,加入了一位20年資深的財務總監,他在和所有高管普及財務知識時,有句話讓我印象深刻,他說:財務的工作,無非就是3張Excel表。

還有一次面試,我問對方:“如何理解產品經理的主要工作”。

一名騰訊籍產品經理回答:“產品經理主要管理《需求規劃表》《產品分析表》《產品進度表》《產品prd》,以及《UAT報告》。”

可以看出:產品經理的核心工作並非「溝通」,而在於這4張Excel表的處理(prd,在我們團隊一般不以Excel方式呈現,而是用原型界面工具來表達)。

從數以百計的面試者,到身邊任職5年-10年的職業經理人,我得出一個結論:Excel看似人人會用,但真正在設計表頭時,能準確把業務拆解成可處理信息的人,不超過5%。而這5%的人,就是我在面試或選拔重要崗位時,果斷給出高分的人。

所以,儘早地將自己的工作,拆解成幾張Excel表,將崗位經驗轉化為可處理的數據信息,在未來一定成為「入行第一門檻」。如果你之前還沒有這樣的意識,同時你又想在未來收穫職業成就感,達成事業成功的目標,那從本文開始,學會設計一張標準規範的數據型Excel。現階段,會讓你在同級別選手中,脫穎而出!

下文,我會手把手和你介紹「設計一張數據型表格的核心思維」。講解過程,會列舉圖文實例,請你多一些思考,遇到不理解的地方,可以反复閱讀。

高價值Excel,核心在於「表頭設計」

高價值Excel,指的是:「表內記錄的信息可以被分析、統計、可處理」。

設計一張高價值的Excel,並不需要懂函數、懂代碼,甚至可以永遠不懂這些。關鍵在於,對當前業務的理解,以及如何拆分成一列列有價值的信息。

首先,我們先來同頻兩組概念:

第1組概念:「統計表」or「明細表」

在團隊協作中,他人需要你提供一些數據時,首先你要聽懂:對方要的這些數據,要一張統計表,還是一張明細表。

像下面這些問題:

  • 近3個月市場名單如何?
  • APP運營情況怎麼樣?
  • 用戶現在的整體反饋如何?
  • 你們的用戶畫像是誰?
  • 過去一年的財務狀況是否虧損?
  • 這家公司人效水平如何?
  • ……

這些問題背後的潛台詞,一定是要給對方提供一張「統計分析報表」,簡稱「統計表」。

明確是統計表後,你還思考一件事:這張表的時間跨度是年、月、週、日,哪一種?

按照年來呈現的統計表,我們簡稱「年報表」,以此類推,還有「月報表」「週報表」「日報表」。

如下圖,就是一張典型的月報表:

从产品经理到总监,就差一张Excel表

A列代表月份,B-F列數據共同反應著“市場運營效率”這個指標。

那什麼是「明細表」呢?

當你把這張統計表分享給老闆時,老闆問:“你這些數據從哪裡來的”。

這句話背後的潛台詞就是:我需要一張明細表。

如下圖:

市场名单明细表

明細表:顧名思義,就是最原始的數據記錄表。

明細表的表頭設計,決定了你在日後做相關數據的統計表時,能分析到哪些維度。

舉例:上面這張《市場名單明細表》,若在設計之初,表頭遺漏了「是否撥打」這一列,那統計報表中就會缺少「撥打率」這一指標。當企業“名單轉化率”下滑時,市場部和銷售部就容易相互埋怨。

第2組概念:「字段」and「主鍵」

當員工發給我一張“凌亂”的表格時,我會先問對方一個問題:這張表的主鍵是什麼?弄清「主鍵」是什麼前,我們先要弄清什麼是「字段」。

「字段」簡單解釋,就是每張表的表頭信息,比如:上圖的《市場名單明細表》,其中的手機號、姓名、“是否撥打?”、“是否接通?”、“是否報名?”、撥打時間、接通時間,表頭的每一項信息,都被稱作這張表的「字段」。

而「主鍵」就是從這些字段中,選出一個“老大”。其他所有的字段,都要圍繞著這名“老大”進行設計。

再拿上圖《市場名單明細表》舉例:“手機號”這個字段,就是整張表的主鍵。

如何判定哪個字段是「主鍵」呢?

主鍵最明顯的特徵:唯一標識列,比如“手機號”這列數據,每一行的手機號都是唯一的,不會出現「重複項」。所以,“手機號”作為整張表的主鍵,最為合適。

了解了數據型Excel的兩組概念後,讓我們來檢驗一下你是否已經理解:

下圖是一張《活動年度規劃表》,Ta是統計表還是明細表呢?Ta的主鍵又是什麼呢?

从产品经理到总监,就差一张Excel表

——答案很清晰:這是一張明細表,Ta的主鍵就是B列的活動名稱。

PS:一般,我們在明細表中,才需要確認主鍵;統計表中不需要確認主鍵。在統計表的設計過程中,更多討論的是維度和精度,這部分知識,我會在以後的文章中講解BI分析時,更詳細的介紹。

實戰演練

第1天:

老闆在核心群留言:接下來,我們要搞一些促活活動,提高用戶對我們的認可度,加強轉介紹。明天下午開會討論下。

第2天之前:

優秀的你,這樣思考:

  • 促活活動常見策略:收集包裝客戶見證、設計排行榜PK、上線勳章分享功能,或直接獎勵刺激用戶形式等。
  • 客戶見證:對品牌效果最佳,對用戶整體日活提高有限;
  • 直接獎勵:短期有效,效果不持久;
  • 排行榜PK:對整體促活效果最佳,但傳播效果差;
  • 勳章分享:最容易讓用戶形成習慣,短期效果不明顯,長期做有利於穩定提升日活,傳播效果高於排行榜策略,低於其他兩種策略。

根據以上策略特點,在會議前,整理好關於「用戶量、用戶日活、用戶平均使用時長,以及企業轉介紹率」4項數據,準備參加第2天的會議。(如果這個會議對你很重要,那你一定要做這樣的準備。)

第2天:

大家通過你的策略建議和企業目前的數據情況,結合企業自身的發展需求,最終將“勳章分享策略”作為優先級最高的項目。

同時,大家針對“勳章觸發的各種場景”進行了頭腦風暴。

優秀的你,將會議記錄整理如下:

X月X日,勳章功能頭腦風暴,會議記錄:

  • 用戶在首次綁定時,獲得勳章。
  • 用戶在連續7天登錄時,獲得勳章。
  • 用戶在使用產品達到10小時,獲得勳章。
  • 用戶在平台首次購買課程,獲得勳章。
  • 用戶在平台完成1次課程學習,獲得勳章。
  • 用戶首次評論,獲得勳章。
  • 用戶評論達到50次,獲得勳章。
  • …………

第3天:

回顧昨天會議記錄,著手開始設計《勳章功能列表》:

第一步,確認該表類型為明細表;第二步,確認該表“主鍵”是什麼。

第1位設計者小A,設計瞭如下表格:

从产品经理到总监,就差一张Excel表

小A的這張表,最適合作為主鍵的,應為C列的勳章名稱。

補充說明:對於開發團隊,在數據庫建表過程中,會將A列作為主鍵,便於關聯搜索;對於產品人員,在設計Excel時,不建議將A列這種無實際意義項,作為主鍵;同樣更不建議將B列,這種長文字備註列,作為主鍵。

小A的這張Excel,並不是一個合理設計,第一眼看過去,和會議記錄沒有太大區別。

設計不合理的原因在於:

  • 用戶連續登錄7天,會獲得勳章。那用戶連續登錄14天、28天、50天、100天……是不是都有可能獲得勳章?
  • 用戶首次評論,會獲得勳章。評論達到50次、100次、500次……是不是都有可能獲得勳章?
  • 用戶首次購買,會獲得勳章。購買10次、20次、50次……是不是都有可能獲得勳章?
  • …………

所以,將上面這些場景都考慮進去,這張表如果按照小A這樣設計下去,整個表格的數據會非常多,而且主鍵(勳章名稱)的數據命名沒有統一性。(即:勳章名稱的文字沒有規律,可長可短,不容易記憶。)

於是,大B看到了小A的設計,將這張《勳章功能列表》優化為下表:

从产品经理到总监,就差一张Excel表

這張優化後的表格,第一眼看上去,清晰許多。

大B增加了「勳章類別」這個字段,不僅讓勳章名稱的命名具有統一性,而且有助於設計者在分析場景時的嚴謹性。

其最具價值的地方,莫過於:未來做《勳章統計報表》時,可以按照「勳章類別」做很多有效的數據分析。

但是美中不足的,是大B這張表的主鍵依然是C列的「勳章名稱」。

這裡有人會問:這張表的主鍵難道不是A列的「勳章類別」嗎?當然不是!因為主鍵不應該出現“合併單元格”這種情況。一旦合併單元格,就意味著該列出現了“重複項”,必然不是主鍵。

這張《勳章功能列表》,還有沒有更好的設計方案呢?

如果是北極來設計的話,不會選擇大B這種方案。雖然比之前小A的版本更加清晰,但是隨著用戶行為越來越複雜,這張表的數據會達到幾百或者上千。當勳章功能一旦系統化,每一個勳章都要單獨配置(如勳章圖標、勳章規則等),運營人員的工作會幾何倍數增加。

所以,阿北進一步優化為下表樣式:

从产品经理到总监,就差一张Excel表

阿北這張表的主鍵為A列——勳章名稱。

用戶拿到勳章時,系統可以將“勳章名稱和勳章等級”拼起來,顯示給用戶,格式如:登錄達人LV1。

這樣設計,整張表的數據變得很簡單,其中增加的幾個字段,大大縮減了運營人員後期維護勳章模塊的人力成本。(如果無法get到這種設計思維的好處,可以給阿北留言。)

小結:對於一張《勳章功能列表》的設計,我們舉了以上3種設計方法的差異性。同時也是你在產品經理的路上,從初級到高級的思維差異。希望讀者好好理解,第3張表的設計思路。

第4天:

拿著這張設計好的《勳章功能列表》,和運營團隊討論一番,把未考慮到的場景補充完整。

第5天:

和開發團隊、架構師再討論一番,將未考慮周全的表頭設計和實現方式,做補充,並雙方各歸檔一份最終版的《勳章功能列表》。準備立項,啟動開發!

第6天:

和開發團隊最終確認開發週期和里程碑,並郵件至企業上下級,保證信息統一。

正式立項,開幹!

以上這6天的介紹,就是一個小型的產品功能,進行需求分析的全流程。

按照這樣的流程來做,整個項目看似花了一周的時間“搞一張Excel”,但後期返工概率低,對於開發團隊和運營團隊,則大大提高了人效。這個流程,是每名產品人員,必須要掌握和嚴格遵守的。如果之前的你,還沒有做到這樣的標準,那是不合格的,要盡快加強表格的設計訓練。

關於「主鍵」的進階訓練

進階訓練這部分,作為產品運營人員,需要掌握;從事其他行業的讀者,可選擇性閱讀。

下表是一張《消息推送需求表》。請問,主鍵是哪個?

从产品经理到总监,就差一张Excel表

A列和K列,不用考慮作為主鍵,(不理解的請查看上文“第3天的補充說明”部分。)而其他列全部都會出現“重複項”,那該表難道沒有主鍵嗎?

首先明確:任何一張標準的數據型明細表,都一定要有主鍵。

上圖這張《消息推送需求表》的主鍵其實是由兩個字段共同組成——即B列和D列共同組成該表的主鍵。簡單理解,就是當你把“B列和D列”的數據合併,就符合了主鍵的「唯一標識」特徵。

那這張《消息推送需求表》,有沒有更好的設計呢?

當然有,其實可以根據“D列接收方”,將其拆成2張表格,如下:

从产品经理到总监,就差一张Excel表

从产品经理到总监,就差一张Excel表

拆成《學員端》和《講師端》2個表後,2張表的“事件”這個字段,就成為了表的主鍵。邏輯和界面看起來都更加清晰,節約了業務方和開發方的理解成本。希望產品運營人員,注意這樣的設計細節。

講到最後,有人會問這樣的問題:小北,我平時有看到許多Excel,都是沒有主鍵的,比如這些:

从产品经理到总监,就差一张Excel表

从产品经理到总监,就差一张Excel表

這裡,筆者要說明下:上圖這些表格雖然也是通過Excel製作的,但採取的是一種「可視化設計」。和我們今天講的「標準數據型Excel設計」有著很大差別。如果你平時習慣於這種可視化設計,希望你能在今後多多嘗試,將其轉化為數據型設計方案,只有可處理的Excel,才能對日後的工作起到復利作用。

今天我們講解了Excel如何區分統計表和明細表;學會瞭如何確定Excel中的主鍵;實戰演練了一整套需求分析的全過程;重點設計了兩張明細表,分別是《勳章功能列表》和《消息推送列表》;拓展了一個“雙字段組成主鍵”的知識點。

藉此文,希望剛入行的產品人員或團隊經理,可以改變思維模型,通過設計標準的數據型Excel,為自己的人生儘早“架設一台大數據系統”,隨著工作經驗不斷被數據化,你的後期價值將幾何倍放大。

當你成為一家上市公司的總監時,你已經具備了獨當一面的信息壁壘!

思考題:

學了今天的知識,請各位讀者,找一個生活或工作場景,列出其中的字段有哪些,標註主鍵是哪個——比如:我打算買一台電腦、我要設計一套課程等。請在下方留言,我們一起來交流你的設計方案。

作者:?李小白,微信公眾號:溫暖的北極

本文由@?李小白 原創發佈於人人都是產品經理,未經許可,禁止轉載

題圖來自Unsplash, 基於CC0協議

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